Kalendarz zleceń serwisowych i grafik ekip

Kalendarz zleceń serwisowych to grafik, w którym firma serwisowa lub montażowa planuje wizyty u klientów i przydziela je serwisantom oraz ekipom. W ServiceKoala każde zlecenie w kalendarzu ma klienta, adres, usługi, status i przypisanych pracowników. Kalendarz łączy harmonogram pracy zespołu z aplikacją mobilną, przypomnieniami SMS dla klientów i protokołami z podpisem, więc zlecenie od zgłoszenia do rozliczenia prowadzisz w jednym systemie.

Decydujesz Ty. W ustawieniach ról wybierasz, czy pracownik widzi tylko przypisane mu zlecenia, czy cały kalendarz firmy. Możesz też ograniczyć, ile dni naprzód widzi grafik: od samego dnia dzisiejszego do pełnego kalendarza bez limitu. Menedżer ma dostęp do całego kalendarza, a dla wybranej osoby, np. brygadzisty, ustawisz szerszy dostęp jako wyjątek.

Tak. W ustawieniach ról osobno włączasz lub wyłączasz widoczność cen (kwot zleceń, usług i produktów) oraz telefonu i e-maila klienta. Ustawienie obowiązuje w aplikacji mobilnej i w kalendarzu pracownika w przeglądarce. Dzięki temu serwisant ma komplet informacji potrzebnych do wykonania zlecenia, a dane handlowe zostają w biurze.

Tak. Widok tygodnia i miesiąca pokazuje zaplanowane zlecenia na dowolnie wybrany okres, a zakładki Pracownicy i Ekipy pokazują obłożenie każdej osoby i brygady. Od razu widzisz, kto ma wolne okna, a kto jest na urlopie. To szczególnie przydatne przy planowaniu sezonowych przeglądów klimatyzacji, montaży fotowoltaiki i serwisów cyklicznych.

Tak. Kalendarz jest dostępny w aplikacji mobilnej ServiceKoala na Androida i iPhone’a w widoku dnia, tygodnia i miesiąca. Właściciel i menedżer widzą grafik całej firmy, a pracownik swoje zlecenia z adresem, godziną i kontaktem do klienta. Aplikacja przechowuje ostatnio pobrane dane, więc plan pracy jest dostępny także bez zasięgu, a zmiany synchronizują się po odzyskaniu połączenia.

Tak. Urlop pracownik zgłasza wnioskiem w aplikacji mobilnej, a po akceptacji urlop sam pojawia się w jego wierszu w grafiku. Przerwę dodajesz bezpośrednio w kolumnie kalendarza. Szkolenie, spotkanie czy wycenę u klienta zapiszesz jako osobny wpis, który nie trafia do listy zleceń ani rozliczeń. Wpis oznaczony „Tylko ja” widzisz wyłącznie Ty.

Zaplanuj je jako zlecenia cykliczne: co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc, co kwartał, co pół roku, co rok lub według własnej reguły. Kolejne wizyty same pojawiają się w kalendarzu. Przeglądy urządzeń z planem serwisowym trafiają do poczekalni z terminem wykonania, a filtr „po terminie” pokazuje te, których nie zdążono zaplanować.

W widoku pracowników i ekip nakładające się zlecenia są podświetlone na czerwono, więc konflikt terminów widać jeszcze przed wyjazdem ekipy. System nie blokuje takiego planu, bo czasem dwa krótkie zlecenia pod jednym adresem są zamierzone, ale żadna kolizja nie umknie dyspozytorowi.

Zlecenie oznaczasz jako nieukończone, a w poczekalni automatycznie powstaje ponowna wizyta z danymi klienta i zakresem prac. Wystarczy przeciągnąć ją do kalendarza na nowy termin.

Tak. Pracownik dostaje powiadomienie push w aplikacji mobilnej, gdy zlecenie zostanie mu przypisane, zmienione lub usunięte, a zlecenie od razu pojawia się w jego planie dnia. Każdy rodzaj powiadomienia pracownik może wyłączyć w ustawieniach aplikacji.

Tak. Klient może dostać SMS z terminem wizyty, przypomnienie SMS dzień przed wizytą oraz e-mail z potwierdzeniem. Gdy ekipa wyjeżdża, wyślesz mu SMS „W drodze”. Przypomnienia zmniejszają liczbę nieudanych wizyt, gdy klienta nie ma pod adresem.

Kalendarz pokazuje zlecenia z ustalonym terminem: kto, kiedy i gdzie pracuje. Poczekalnia zbiera zlecenia, które czekają na termin: zgłoszenia z formularza, przeglądy i ponowne wizyty. Mapa zleceń pokazuje adresy na mapie i trasy pracowników, a planer podpowiada dzień, w którym ekipa będzie w pobliżu klienta. Wszystkie trzy widoki korzystają z tych samych zleceń.

Nie. ServiceKoala zastępuje Kalendarz Google w planowaniu zleceń: zlecenie w kalendarzu ma klienta, adres, status i protokół, czego zwykłe wydarzenie nie zapewnia. Przy wdrożeniu przenosimy dotychczasowe terminy i klientów do systemu, a dalej cały zespół pracuje w jednym kalendarzu.