Protokół skrojony pod Twoje prace, podpisany na miejscu
Zbuduj własne typy protokołów z polami, których naprawdę używasz, dodaj zgody do akceptacji i pozwól klientowi podpisać odbiór palcem na ekranie. Gotowy dokument trafia na jego skrzynkę, a Ty na liście widzisz, czy został otwarty i zaakceptowany.
Protokół odbioru prac w ServiceKoala to dokument tworzony na telefonie u klienta, podpisywany palcem na ekranie i wysyłany mailem jeszcze przed odjazdem ekipy. Firma buduje własne typy protokołów z polami, których faktycznie używa — tekst, liczba, lista wyboru, data — więc montaż klimatyzacji i serwis bramy mogą mieć zupełnie inne formularze. Do protokołu dokłada się do 20 zdjęć, automatycznie kompresowanych, z możliwością nanoszenia adnotacji wprost na zdjęciu. Można dodać zgody i klauzule, które klient akceptuje przy podpisie. Gotowy dokument klient otwiera z publicznego linku, bez zakładania konta i bez logowania, a firma widzi na liście, czy protokół został wyświetlony i zaakceptowany. Papierowa teczka w aucie i skanowanie po tygodniu przestają być potrzebne.
Własne typy protokołów pod Twoje prace
Odbiór prac, przegląd okresowy, uruchomienie instalacji — każdy typ protokołu ma własny zestaw pól i zgód. Definiujesz je raz w ustawieniach, a przy tworzeniu protokołu monter wybiera typ z listy (albo dostaje go automatycznie, gdy firma używa jednego).
Własne pola — dokładnie te, których używasz
Do każdego typu dodajesz własne pola: tekst, liczba, lista wyboru, data albo checkbox. Przy każdym polu decydujesz, czy ma być widoczne dla klienta na publicznym protokole, czy zostaje tylko do użytku wewnętrznego.
Zgody i klauzule, które klient akceptuje
Do typu protokołu podpinasz własne zgody i klauzule — RODO, warunki gwarancji, odbiór bez zastrzeżeń. Zgodę możesz oznaczyć jako wymaganą, a klient potwierdza ją na tym samym ekranie, na którym składa podpis.
Zdjęcia z adnotacjami zamiast opisów
Zamiast opisywać usterkę słowami, monter dodaje do protokołu do 20 zdjęć i zaznacza problem, rysując palcem bezpośrednio na fotografii. Zdjęcia są automatycznie kompresowane, więc wgrywają się szybko nawet przy słabym zasięgu w terenie.
Podpis klienta na ekranie telefonu
Klient podpisuje odbiór palcem bezpośrednio na ekranie telefonu, jeszcze zanim ekipa odjedzie. Protokół utworzony ze zlecenia ma już wypełnione dane klienta, adres i uwagi, a wizyty serwisowe z czasami pracy podciągają się z kalendarza automatycznie.
Wysyłka e-mailem i publiczny link bez logowania
Klient otwiera protokół z publicznego linku w przeglądarce — bez zakładania konta i hasła. Wysyłka e-mailem działa wprost z aplikacji, a dokument z logo firmy, zdjęciami i podpisem jest czytelny także na telefonie.
Statusy i śledzenie wyświetleń
Na liście od razu widzisz, czy protokół został wysłany, otwarty i zaakceptowany. Gdy klient otworzy link, system odnotowuje to automatycznie — łącznie z liczbą wyświetleń i czasem spędzonym na dokumencie.
Co dokładnie dostajesz.
Odbiór, przegląd, uruchomienie — każdy typ z osobnym zestawem pól i zgód, definiowany raz w ustawieniach.
Do każdego typu dodajesz własne pola i decydujesz, które z nich widzi klient na publicznym dokumencie.
Konfigurowalne zgody (RODO, gwarancja) do akceptacji przez klienta, opcjonalnie wymagane.
Zdjęcia z aparatu lub galerii wgrywają się szybko nawet w terenie dzięki automatycznej kompresji.
Usterkę albo miejsce montażu zaznaczysz, rysując palcem bezpośrednio na zdjęciu.
Osoba upoważniona do odbioru podpisuje protokół palcem na ekranie telefonu.
Klient otwiera protokół w przeglądarce z unikalnego linku, bez konta i hasła.
Wizyty z czasami pracy podciągają się z kalendarza automatycznie, a czasy można edytować albo ukryć na protokole.
Widzisz, ile razy klient otworzył protokół i ile czasu spędził na dokumencie.
Poznaj inne funkcjonalności
Panel pracownika
Plan dnia dla montera: zlecenia na 3 lub 7 dni, telefon do klienta, nawigacja do adresu i protokół tworzony z terenu. Pracownik widzi tylko swoje zlecenia, ceny pozostają ukryte.
Poznaj funkcję02Kalendarz ekip
Planowanie zleceń w widoku dnia, tygodnia i miesiąca, z podziałem na ekipy. Zmiana terminu to przeciągnięcie zlecenia — system sam wykrywa konflikty i pilnuje godzin pracy.
Poznaj funkcję03Baza klientów
Kontakty z wieloma adresami serwisowymi, osobami kontaktowymi i danymi firmowymi po NIP. Własne kategorie, mapa klientów i pełna historia zleceń w jednej karcie.
Poznaj funkcjęZobacz ServiceKoala na przykładach z Twojej branży.
30 minut online. Pokażemy, jak system obsługuje proces zleceń w firmie podobnej do Twojej — i odpowiemy na pytania.
14 dni bezpłatnie · bez karty